Co obejmuje aktualizacja strony Internetowej?

Aktualizacja strony internetowej ma kilka oblicz. Niczym postać z opery ujawnia je stopniowo, im dłużej pracujesz nad stroną, jej zawartością oraz dbasz o to, aby była… aktualna i działała z należytą sprawnością.

Celem tych działań jest utrzymanie strony internetowej na bieżąco z tym, co dzieje się w firmie: aktualnościami, ofertą produktową oraz innymi elementami ważnymi zarówno dla klienta, jak i samej firmy.

Następnie dobrze, aby to wszystko również odpowiednio wyglądało - całość powinna być czytelna, przejrzysta i prowadzić odwiedzającego do jasno zdefiniowanego celu. O tym, jakie mogą być cele strony, możesz przeczytać w artykule „Przykłady celów SMART dla stron internetowych”.

Kiedy wszystkie informacje są już przekazane w sposób zrozumiały i czytelny, a strona wygląda nienagannie, dochodzi trzecia warstwa - techniczna. Trzeba zadbać o to, aby całość działała szybko, czasami nowocześnie, a przede wszystkim po prostu płynnie.

Aktualizacja może więc oznaczać zmianę kilku opisów, poprawienie formularza albo przebudowę najważniejszych podstron. Nie zawsze trzeba od razu tworzyć całą stronę od początku. Najpierw warto sprawdzić, co rzeczywiście nie działa i czy kilka dobrze dobranych zmian nie przyniesie lepszego efektu niż kolejny wielki redesign rozpoczęty od wyboru nowego koloru przycisków.

Problemy z treścią i skutecznością.

Jak wspomniałem we wstępie, wraz z rozwojem firmy i zmianami w ofercie powinna być aktualizowana również strona internetowa, tak aby odzwierciedlała to, co faktycznie dzieje się w firmie.

I tak, wiem, że można opublikować post w mediach społecznościowych o tym, że firma się zmienia i wprowadza nowe produkty. Jednak nieumieszczenie tej informacji na stronie przypomina dodanie nowej oferty do gazetki reklamowej bez zmiany oznaczeń w sklepie. Niby oferta jest, ale tak nie do końca. W efekcie w głowie klienta pojawia się zamieszanie, ponieważ sam nie jest już pewien, która informacja jest aktualna.

Kolejną sytuacją, w której należy zastanowić się nad aktualizacją strony, jest regularne zadawanie przez klientów tych samych pytań. Problemem nie zawsze musi być sam brak treści. Czasami informacje znajdują się na stronie, ale użytkownicy zwyczajnie do nich nie trafiają.

Wtedy warto sprawdzić architekturę informacji i podróż użytkownika, czyli sposób, w jaki odwiedzający porusza się po stronie i dociera do potrzebnych treści. O tym, jak zaplanować ten proces, piszę szerzej w artykule „Jak zaplanować stronę internetową”.

Tym płynnym ruchem przechodzimy do skuteczności strony. Warto sprawdzić, czy w ogóle ją mierzymy, czy mamy podpięte odpowiednie narzędzia, a jeśli tak — czy rzeczywiście działają i zbierają dane, których potrzebujemy.

Samo zainstalowanie Google Analytics czy innego systemu analitycznego nie oznacza jeszcze, że mierzenie zostało wykonane prawidłowo. Narzędzia muszą być odpowiednio skonfigurowane i powiązane z celami strony, takimi jak wysłanie formularza, kliknięcie numeru telefonu, zapis na konsultację czy przejście do konkretnej oferty.

Ostatnią kwestią związaną z treścią są zmieniające się regulacje i wymagania. Nie muszę chyba przypominać, co działo się podczas wprowadzania RODO i jakie zamieszanie potrafią wywołać nowe przepisy.

Czasami strona internetowa jest najmniejszym z problemów, jakie pojawiają się przy zmianach regulacyjnych. Nadal jednak może mieć duże znaczenie, szczególnie gdy jest połączona z formularzami, narzędziami marketingowymi, systemami zewnętrznymi albo wewnętrznym obiegiem informacji w firmie. Wtedy pozornie niewielka zmiana w treści może wymagać również sprawdzenia sposobu zbierania, przekazywania i przechowywania danych.

W skrócie - kiedy warto zaktualizować treści i sposób działania strony?

1. Oferta na stronie powinna odpowiadać temu, co firma faktycznie sprzedaje.
   Informacja opublikowana tylko w mediach społecznościowych nie wystarczy, jeśli klient trafia później na nieaktualną stronę.
2. Powtarzające się pytania klientów mogą oznaczać brak treści albo problemy z ich odnalezieniem. 
   Czasami odpowiedź już jest na stronie, tylko została schowana tak skutecznie, jakby miała nigdy nie zostać przeczytana.
3. Nieczytelna struktura zwiększa koszty obsługi.
   Użytkownicy zamiast znaleźć informację samodzielnie, dzwonią lub piszą, zajmując czas pracowników.
4. Skuteczność strony trzeba mierzyć. 
   Samo podpięcie narzędzi analitycznych nie wystarczy - powinny one sprawdzać konkretne cele, takie jak wysłanie formularza, kliknięcie numeru telefonu czy przejście do oferty.
5. Zmiany w przepisach mogą wymagać aktualizacji nie tylko treści.
   Warto wtedy sprawdzić również formularze, zgody, integracje oraz sposób przekazywania i przechowywania danych.

Problemy techniczne i wydajnościowe.

Mając sprawdzone treści - ich aktualność i zgodność z przepisami oraz wiedząc, że narzędzia analityczne prawidłowo mierzą to, co powinny, przyglądasz się statystykom i masz wrażenie, że… nic się nie dzieje. I tak już od dłuższego czasu.

Wejścia są, kliknięcia są, ale w CRM-ie i skrzynce wiadomości jakoś pusto. Telefon czasem dzwoni, ale przecież są też ludzie, którzy wolą napisać. Zniknęli?

Po przeszukaniu strony okazuje się, że formularze nie wysyłają zapytań, ponieważ zmieniły się protokoły obsługujące pocztę, konfiguracja serwera albo certyfikat jest już nieaktualny. To tylko kilka z technicznych problemów, które mogą pojawić się wraz z rozwojem Internetu i wykorzystywanych technologii.

Podobną sytuację miałem ostatnio u jednego z klientów. Serwis przez lata działał bez zarzutu, ale w firmie zmieniła się usługa obsługująca pocztę. W efekcie strona przestała wysyłać wiadomości. Cóż, każdy się kiedyś starzeje - po siedmiu latach działania serwis również wymagał aktualizacji.

Wracając jednak do sedna: problemy techniczne stanowią kolejną warstwę aktualizacji strony. Czasami są związane ze zmianą serwera pocztowego, a innym razem z aktualizacjami przeglądarek, systemu CMS lub oprogramowania działającego na serwerze.

Zmiany te mogą spowodować, że strona przestanie prawidłowo wyświetlać się na telefonie, komputerze lub innym urządzeniu. Nie zawsze winna jest jednak aktualizacja oprogramowania. Czasami problem powoduje źle dodana treść, na przykład tekst skopiowany bezpośrednio z Worda lub innego edytora wraz z ukrytym formatowaniem.

Często nie wystarczy jedynie zmienić adres e-mail i dane serwera pocztowego. Konieczna może być także aktualizacja wersji PHP [link do artykułu o aktualizacji PHP], systemu CMS, wtyczek lub innych elementów aplikacji. W przeciwnym razie za chwilę może się okazać, że strona przestanie działać całkowicie.

Na marginesie: w ostatnich latach wielu dostawców hostingu zaczęło pobierać dodatkowe opłaty za obsługę starszych wersji PHP, niejako wymuszając ich aktualizację. Z mojego punktu widzenia jest to rozsądne rozwiązanie, ponieważ nowsze wersje PHP przynoszą korzyści w zakresie wydajności, bezpieczeństwa i stabilności.

Zmiany techniczne w przeglądarkach nie oznaczają jednak wyłącznie problemów. Często przynoszą także nowe możliwości, które mogą zostać wykorzystane do lepszej komunikacji z klientami, prezentowania produktów czy tworzenia bardziej interaktywnych elementów za pomocą WebGL.

Pojawiają się również nowe sposoby korzystania ze stron przez agentów AI. W przyszłości może to wpłynąć na sposób wyszukiwania informacji, porównywania ofert, rezerwowania usług czy kupowania produktów.

Problemy techniczne mogą również dotyczyć samej edycji strony. Pracownik chce zmienić treść, dodać nową usługę lub opublikować aktualność, ale nie wie, jak to zrobić albo obecny system w ogóle mu na to nie pozwala.

W takiej sytuacji może być potrzebne rozszerzenie możliwości CMS-a, dodanie nowych pól edycyjnych, zmiana uprawnień użytkownika albo przygotowanie prostszego sposobu zarządzania wybranymi elementami strony. Sama witryna może działać prawidłowo, ale jeżeli każda zmiana numeru telefonu wymaga kontaktu z programistą, trudno mówić o rozwiązaniu dopasowanym do codziennej pracy firmy.

Kiedy wystarczą drobne aktualizacje?

Aby rozpocząć ten wątek, dobrze byłoby najpierw wyjaśnić, czym właściwie jest drobna aktualizacja. Podobnie jak określenie „prosta strona internetowa”, jest to pojęcie dość niejasne.

I choć od ponad 20 lat jestem związany z tworzeniem stron, nadal nie jest łatwo jednoznacznie określić, co właściwie oznacza „drobna zmiana”.

Dlaczego jest to takie trudne?

Przez złożoność technologii możemy dojść do sytuacji, w której klient prosi o zmianę tego, co ma się wydarzyć po kliknięciu przycisku.

Ta z pozoru niewinna operacja może oznaczać:

• przejście na inną podstronę,
• zmianę działania formularza,
• zmianę sposobu, w jaki formularz łączy się z systemem CRM,
• modyfikację synchronizacji danych przez zewnętrzne systemy,
• zmianę API i napisanie na nowo części kodu.

Druga opcja jest oczywiście skomplikowana i czasochłonna, podczas gdy pierwsza może oznaczać jedynie podmianę jednej linijki kodu.

Podobnie wygląda kwestia wyglądu strony. Drobna aktualizacja może oznaczać zmianę koloru przycisku. Jednak dodanie do niego ikony, która po najechaniu ma się przesunąć, zmienić kolor, najlepiej jeszcze zmienić kształt i zatańczyć, nie jest już tak prostą i oczywistą operacją.

Dlatego prostą aktualizację określiłbym raczej na podstawie czasu pracy  od kilku minut do kilku godzin - niezależnie od tego, jakiej części strony dotyczy.

Kiedy takie zmiany są wystarczające?

Jeżeli strona działa prawidłowo i nie wygląda jednocześnie jak relikt z PRL-u, zazwyczaj wystarczą punktowe poprawki.

Podobnie wygląda sytuacja od strony zaplecza. Jeśli witryna nie działa na autorskim systemie stworzonym w okresie, gdy każda firma budowała własny CMS, tylko po to, aby po kilku miesiącach lub latach stwierdzić, że jego utrzymanie wymaga zbyt dużo pracy, to prawdopodobnie jesteś w dość bezpiecznej sytuacji.

Warto jednak zajrzeć zarówno na stronę, jak i pod jej maskę. Dzięki temu nie okaże się za chwilę, że kolejne drobne poprawki są już tylko dokładaniem następnych warstw do rozwiązania, które powinno zostać gruntownie przebudowane.

Jak ustalić priorytety aktualizacji? 

To niby proste, ale nie do końca, ponieważ trzeba rozdzielić kilka kwestii. Z jednej strony mamy potrzeby biznesowe -zmiany w treściach lub sposobie prezentacji danych mogą sprawić, że strona zacznie generować więcej zapytań albo sprzedaży.

Z drugiej strony może się okazać, że wprowadzenie planowanej zmiany nie będzie możliwe bez wcześniejszego naprawienia błędu, który przewija się od dłuższego czasu i dotychczas był odkładany, ponieważ „przecież jakoś działa”.

Być może potrzeby poszczególnych działów nakładają się na siebie. Wtedy łatwiej połączyć zmiany w treści z poprawą wyglądu, formularza lub innej części technicznej strony, która od pewnego czasu kuleje.

Ustalenie, co należy zmienić, często wymaga zaangażowania kilku działów. Aby zrobić to dobrze, potrzebna jest komunikacja pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za sprzedaż, marketing, obsługę klienta oraz techniczną stronę serwisu.

Jeżeli stroną zarządza jeden dział, cały proces może być prostszy. Jeżeli nie - trzeba ustalić, które zmiany przyniosą najszybszy efekt przy możliwie najmniejszym nakładzie czasu i pieniędzy.

Niektóre poprawki mogą okazać się na tyle proste, że nie ma sensu ich rozwlekać, przekładać i omawiać na trzech kolejnych spotkaniach. Jednocześnie nawet niewielka zmiana może przynieść zauważalny efekt, na przykład poprawić liczbę wysłanych formularzy, ograniczyć powtarzające się pytania klientów albo ułatwić dotarcie do ważnej części oferty. Poprawić SEO bądź komfort użytkowania strony.

Ustalanie priorytetów jest więc połączeniem decyzji biznesowych z możliwościami technicznymi oraz skalą zmian potrzebnych do osiągnięcia konkretnego celu. 

Nie zawsze najważniejsze jest to, co najbardziej rzuca się w oczy. 

Czasami lepiej najpierw naprawić niewidoczny błąd formularza, a dopiero później zastanawiać się, czy przycisk powinien być bardziej zaokrąglony.

Aktualizacja strony czy nowa strona - jak podjąć decyzję?

Kiedy więc robić rewolucję, a kiedy wystarczy spokojna ewolucja? W kilku przypadkach, o których wspomniałem już wcześniej (pamiętasz stronę z PRL-u i stary CMS) zakres zmian może być na tyle duży, że od razu warto zainwestować w stworzenie nowej strony internetowej.

Każda większa aktualizacja wiąże się z dużą ilością pracy. Czasami lepiej przeznaczyć ją na stworzenie rozwiązania, z którego firma będzie mogła być dumna, które ułatwi codzienną pracę oraz obsługę obecnych i nowych klientów.

Ważnym argumentem jest również koszt dalszego utrzymywania obecnej strony. Jedna poprawka może być niewielka, ale jeśli każda kolejna wymaga obchodzenia ograniczeń starego systemu, naprawiania wcześniejszych rozwiązań albo dokładania następnej warstwy kodu, suma tych działań może szybko zbliżyć się do kosztu stworzenia nowej strony. Tyle że nadal zostajemy ze starym fundamentem, tylko nieco lepiej obudowanym.

Powodem do zmiany całej strony może być również zmiana profilu klienta albo aktualizacja identyfikacji wizualnej. W tym drugim przypadku problem jest zazwyczaj dość oczywisty, ponieważ po wprowadzeniu nowego logo, kolorów i krojów pisma od razu widać, jak mocno strona pozostała w poprzedniej epoce firmowej.

Decyzji o budowie nowej strony nie warto jednak podejmować wyłącznie na podstawie wyglądu. Przed rozpoczęciem prac należy sprawdzić, które podstrony generują ruch, zapytania lub sprzedaż, jakie treści mają pozycje w Google oraz z których elementów rzeczywiście korzystają użytkownicy. Nowa strona powinna poprawić to, co nie działa, a nie przy okazji usunąć elementy, które przez lata zdążyły wypracować wyniki.

W pozostałych przypadkach lepsza może być ewolucja zamiast drastycznych zmian. Pozwala ona spokojnie rozwijać stronę i dostosowywać ją do zmieniających się potrzeb firmy bez wymieniania wszystkiego tylko dlatego, że kilka elementów wymaga poprawy.

Pomiędzy drobną aktualizacją a pełną rewolucją istnieje również rozwiązanie pośrednie. Można najpierw poprawić elementy krytyczne, takie jak 

• formularze, 
• oferta, 
• wersja mobilna 
• czy pomiar skuteczności,

a większą przebudowę zaplanować jako kolejny etap. Dzięki temu strona zaczyna działać lepiej już teraz, a firma nie musi podejmować wszystkich decyzji i ponosić całego kosztu w jednym momencie.

Najważniejsze jest więc ustalenie, czy obecna strona nadal stanowi dobry fundament do rozwoju. 

Jeżeli tak - warto ją aktualizować. Jeżeli większość zmian wymaga obchodzenia ograniczeń, naprawiania kolejnych problemów i dostosowywania rozwiązania, które od dawna nie odpowiada potrzebom firmy, budowa nowej strony może być rozsądniejszą i ostatecznie tańszą decyzją.

Podsumowanie - aktualizować czy budować od nowa?

Nie każda strona internetowa, która ma już kilka lat, wymaga natychmiastowej wymiany. Czasami wystarczy poprawić treści, formularze, sposób prezentacji oferty albo kilka elementów technicznych, które od pewnego czasu działają bardziej z przyzwyczajenia niż zgodnie z założeniami.

W innych przypadkach kolejne poprawki zaczynają przypominać remont budynku, w którym każda nowa instalacja ujawnia trzy poprzednie, schowane pod tynkiem. Wtedy dalsze inwestowanie w drobne zmiany może kosztować więcej niż przygotowanie nowej strony na solidniejszym fundamencie.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto sprawdzić:

• co na obecnej stronie działa,
• które elementy wymagają pilnej naprawy,
• jakie zmiany mogą przynieść najszybszy efekt,
• czy obecny system pozwala na dalszy rozwój,
• czy koszt kolejnych aktualizacji nadal ma sens.

Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy wystarczy spokojna ewolucja, etapowa modernizacja, czy potrzebna jest już większa rewolucja.