Jakie rodzaje plików dawać klientom do pobrania.
Wydajesz pieniądze na reklamę. I to nie byle jaką - bo zobaczą ją dziesiątki tysięcy pasażerów linii lotniczych, znudzonych kolejnym pokazem „jak nie zginąć w razie awarii”.
Sięgam więc po magazyn, żeby zagłuszyć głos stewardessy powtarzającej, że kamizelka nie jest pamiątką i daję się porwać światu artykułów o miejscach, w które “zupełnie przypadkiem” mogą mnie te linie zabrać.
Strona resortu, hotelu, czy innego miejsca z basenem, restauracją i widokiem na niebo oraz góry jak z folderu biura podróży - piękna sprawa.
W dodatku kraj na mwojej liście “kiedyś tam pojadę”, choć jeszcze nie wiem, że „kiedyś” właśnie nadeszło (bo bilety tanie). To musi być przeznaczenie.
Wszystko wygląda idealnie:
- miejsce - niedaleko lotniska, blisko stolicy,
- restauracja - lokalne potrawy,
- zakwaterowanie - domki, apartamenty, może nawet jacuzzi,
- baseny - cztery!
Zachwycony, robię zdjęcie strony z adresem www, żeby wrócić do niej po wylądowaniu.
I wracam. Odpalam stronę. Jest estetyczna, schludna - dobrze się zapowiada.
Tylko że potem… zaczyna się dramat.
Ceny, menu, oferta? Tak, są - ale schowane za przyciskiem „Pobierz plik”.
I nie, to nie PDF. To DOCX.
Dlaczego, dlaczego… do cholery, DOCX?!
A o tym, dlaczego DOCX to cyfrowy grzech ciężki i jakie formaty naprawdę mają sens, będzie właśnie ten tekst.
Problem plików na stronach i jak on się ma do pozytywnych doświadczeń
„Docx? To przecież popularny format, o co ci chodzi?” - słyszę zza ekranu.
I owszem, ciężko się z tym nie zgodzić, patrząc na dominację Microsoftu.
Ale popularność nie zawsze idzie w parze z użytecznością. W końcu kiedyś też wszyscy używali dyskietek.
Z formatami dokumentów (a zwłaszcza DOCX) wiąże się kilka powtarzających się problemów.
Zacznijmy od podstaw: żeby taki plik w ogóle otworzyć, musisz mieć odpowiednią aplikację.
A jeśli jesteś choć trochę taki jak ja - to moment, w którym wyskakuje komunikat „Zainstaluj program, żeby otworzyć plik” wywołuje u ciebie reakcję alergiczną.
Natychmiastową.
I to dopiero początek.
Czcionki a raczej ich brak.
Użycie niestandardowej czcionki? Świetny pomysł, dopóki ktoś nie otworzy pliku na innym urządzeniu.
Wtedy Twoje piękne (i wcale nie nadużywane) „Montserrat” zostaje brutalnie zastąpione przez systemowe Times New Roman, a całe formatowanie rozsypuje się jak domek z kart.
Kreatywne ograniczenia.
Pliki DOCX (i podobne) nie są stworzone do atrakcyjnej prezentacji treści.
To raczej cyfrowe wersje kartek papieru - praktyczne do pracy biurowej, ale zupełnie bezużyteczne, gdy chcesz przekazać coś estetycznie, spójnie i wizualnie przyjemnie.
Tak, zdjęcia da się „upchnąć”. Ale ich rozmieszczenie, proporcje, przepływ tekstu wokół?
To już kwestia umowna - a „umowny design” to najgorszy możliwy komplement.
Inne grzeszki formatu DOCX.
Jakby czcionki i grafika nie wystarczyły, DOCX (i jemu podobne jak odf, doc, rtf) ma w zanadrzu cały zestaw niespodzianek - takich, które nie tylko psują doświadczenie użytkownika, ale potrafią skutecznie zniechęcić do dalszego kontaktu ze stroną.
- Zainstaluj program, żeby zobaczyć ofertę - serio?
W świecie, gdzie ludzie tracą cierpliwość po trzech sekundach ładowania strony, wymaganie od użytkownika, żeby zainstalował aplikację do otwarcia Twojej oferty, to jak zapraszanie go na kolację pod warunkiem, że przyniesie własny stół.
Nie każdy ma Microsoft Word, a na telefonie taki plik często kończy się komunikatem „Nie można otworzyć pliku”.
I wiesz co? Użytkownik pewnie nie spróbuje drugi raz - chyba, że musi. - Brak podglądu w przeglądarce.
PDF, obraz, nawet plik CSV - wszystko da się podejrzeć bez ściągania.
A DOCX? Nie.
Klikasz, czekasz, pobierasz, szukasz w folderze „Pobrane”, instalujesz program, otwierasz… i dopiero wtedy dowiadujesz się, że to cennik sprzed trzech sezonów.
Czeka na Ciebie specjalne miejsce w piekle. - Ryzyko bezpieczeństwa i wstydliwe metadane.
Plik DOCX to mała czarna skrzynka, która potrafi przechować zaskakująco dużo informacji:
- kto go tworzył, na jakim komputerze, w jakim folderze, z jakiego szablonu, czasem nawet fragmenty usuniętego tekstu.
A jeśli ktoś wrzuca makra (tj fragmenty kodu automatyzujące zadania, które mogą wykonać złośliwe czynności na komputerze)? To już nie plik - to tykająca bomba z logo Word. - Dostępność? Nie, dziękuję
Nie łudźmy się - DOCX to antyprzykład dostępności.
Czytniki ekranu gubią się w strukturze, nagłówki nie trzymają hierarchii, a alternatywne opisy grafik potrafią zniknąć w procesie konwersji.
Użytkownicy z niepełnosprawnościami mają wtedy tyle samo szans na zapoznanie się z treścią, co ja na zostanie instruktorem zumby. - Mobile - czyli tragedia w trzech aktach
Na komputerze jeszcze jakoś ujdzie. Na telefonie - katastrofa.
DOCX nie skaluje się, nie da się przewinąć sensownie, połowa treści wypada poza ekran.
W erze, gdzie większość ruchu pochodzi z urządzeń mobilnych, to jak wrzucić klientowi w twarz komunikat: „Nie jesteś mile widziany”. - Brak analityki i kontroli
Nie wiesz, kto otworzył, kiedy otworzył, czy w ogóle dotarł do treści.
Z perspektywy marketingu - to czarna dziura danych.
PDF czy strona HTML pozwalają to śledzić, DOCX mówi: „może ktoś, gdzieś, kiedyś, kto to wie”. - I jeszcze ta waga...
Bo przecież czemu plik z cennikiem miałby ważyć mniej niż zdjęcie z wesela?
DOCX lubi przechowywać wszystko: resztki stylów, stare wersje, grafiki w pełnej rozdzielczości.
Efekt? Plik siedem megabajtów, który użytkownik otworzy dopiero po włączeniu Wi-Fi.
Podsumowując - DOCX to jak zapakować ulotkę do sejfu.
Treść niby jest, tylko nikt jej nie zobaczy.
Co wybrać w zamian?
Po tej fali hejtu, jaką właśnie wylałem na DOCX, wypadałoby zaproponować coś sensownego.
W końcu nie chcę brzmieć jak typowy szyderca z internetu, który tylko narzeka, a potem znika w oparach własnej wyższości, nie zostawiając nic pożytecznego.
Także, do rzeczy - zacznijmy od mojego faworyta: PDF.
To format, który istnieje od czasów, gdy internet jeszcze wydawał wspaniałe dźwięki zanim się do niego dostałeś (ach te cudowne skrzeki modemu łączącego się ze światem w niesamowicie małej szybkości), a mimo to wciąż nie znalazł się żaden realny powód, by go zdetronizować.
Wygląda tak samo niezależnie od urządzenia, nie wymaga instalowania czegokolwiek, da się go podejrzeć w przeglądarce, a jak chcesz - nawet osadzić na stronie, żeby użytkownik nie musiał nic pobierać.
Działa na każdym systemie, nie rozjeżdża się, nie wymaga kombinacji z czcionkami i - co ważne - można go zabezpieczyć przed przypadkową edycją oraz podejrzeniem dodając hasło.
Dla ofert, katalogów, cenników, regulaminów czy instrukcji to absolutny król formatu.
Dlaczego PDF rządzi w kwestii plików do pobrania?
PDF to taki format, który - mimo że pamięta czasy Windowsa XP i modemów 56k - nadal robi dokładnie to, czego się od niego oczekuje. Nie udaje więcej, nie wymaga niczego ekstra, po prostu działa.
- Spójność ponad wszystko
Niezależnie od tego, czy ktoś otworzy plik na laptopie, tablecie, telefonie czy lodówce z Androidem - PDF wygląda identycznie.
Ten sam układ, te same marginesy, te same kolory.
Nie ma tu efektu „rozjechanego Worda” ani problemu z brakującą czcionką. - Działa w przeglądarce
Użytkownik nie musi niczego instalować. Klik i treść pojawia się niczym strona internetowa w jednym oknie przeglądarki. To proste, szybkie i co najważniejsze, nie zabija cierpliwości.
Jeśli chce - może pobrać, wydrukować lub zachować na później.
Jeśli nie - po prostu zamknie kartę. I to jest właśnie ta różnica między dobrym a irytującym doświadczeniem. - Formularze i interaktywne pola
„Ale przecież w DOCX można coś wpisać!” - tak, tylko że potem każdy widzi to inaczej.
W PDF można zrobić dokładnie to samo, tylko profesjonalnie.
PDF-y obsługują interaktywne formularze - pola tekstowe, listy wyboru, checkboxy, daty, przyciski „Wyślij” z integracją mailową, a nawet automatyczne podsumowania, czy nawet formuły matematyczne.
Da się je wypełnić w przeglądarce lub bezpośrednio na telefonie - bez instalacji, bez rozjeżdżania formatu, bez „proszę o wersję Worda, bo mi się nie otwiera”. - Interaktywność i linki
PDF może być nie tylko statyczny.
Możesz w nim umieścić linki do strony, przyciski, odnośniki do sekcji, a nawet zakładki wewnętrzne, które przenoszą użytkownika po dokumencie jak po mini-stronie.
To genialne rozwiązanie dla ofert, cenników czy katalogów - użytkownik klika, przechodzi, porównuje. I wszystko w jednym pliku. - Bezpieczeństwo i kontrola
W przeciwieństwie do DOCX, PDF nie ukrywa w sobie makr, metadanych z nazwiskami autorów ani przypadkowych ścieżek z pulpitu.
Można go też zabezpieczyć przed edycją, kopiowaniem czy drukowaniem.
Daje pełną kontrolę nad tym, jak i w jakiej formie Twoja treść trafia do użytkownika.
Branding i estetyka
PDF pozwala zachować pełną kontrolę nad wyglądem - od czcionek po marginesy, kolory, logo i tła.
To ważne, bo użytkownik często pobiera plik, by później do niego wrócić - i wtedy to Twoje logo, Twoje kolory i Twoje formatowanie zostają w pamięci.
To takie małe, ciche „reklamowe deja vu”. - Dostępność
Poprawnie przygotowany PDF może być w pełni zgodny z WCAG - z nagłówkami, opisami grafik, kontrastem i logiczną strukturą.
Nie jest to może poziom HTML-a, ale wciąż o kilka klas wyżej niż plik z Worda.
A najważniejsze - jego tworzenie jest banalnie proste.
Dawno minęły czasy, gdy trzeba było mieć Adobe Acrobat Pro za pół pensji, żeby zrobić porządnego PDF-a.
Dziś każdy system, przeglądarka, a nawet program do notatek potrafi go wygenerować jednym kliknięciem.
Drukuj → „Zapisz jako PDF” - i gotowe.
Nawet Word, ten sam, którego przed chwilą zbeształem, potrafi wyeksportować dokument do PDF bez psucia formatowania.
Więc jeśli ktoś nadal tłumaczy się, że „nie ma jak tego zrobić”, to znaczy, że bardziej mu się nie chce, niż nie może.
Analiza i śledzenie
W przypadku stron możesz osadzić PDF w przeglądarce lub linkować go przez system analityczny - dzięki temu wiesz, kto pobrał, ile razy i skąd.
Z DOCX nie dowiesz się niczego.
Z PDF możesz mierzyć skuteczność, testować warianty i faktycznie wyciągać wnioski.
Kiedy PDF ma sens, a kiedy lepiej coś innego?
PDF ma sens, gdy:
- chcesz przekazać ofertę, katalog, instrukcję lub regulamin,
- potrzebujesz spójnego wyglądu niezależnie od urządzenia,
- chcesz umożliwić wypełnienie formularza bez konieczności instalacji Worda,
- chcesz dodać interaktywne elementy - linki, przyciski, nawigację,
- zależy Ci, żeby użytkownik mógł zapisać lub wydrukować treść,
- potrzebujesz materiału, który działa offline.
Lepiej użyć HTML, gdy:
- treść często się zmienia,
- chcesz, by była widoczna w Google,
- zależy Ci na maksymalnej dostępności i interakcji,
- to część procesu online (np. kalkulator, formularz kontaktowy).
Inne pliki które mają sens.
PDF to król, ale są też jego poddani i kumple. Nie tak potężni, czasem zapraszani na dwór raczej z litości albo z powodów sentymentalnych.
Niektórzy są członkami fundacji „make a wish”, ale mimo wszystko mają swoje momenty - szczególnie wtedy, gdy nie chodzi o prezentację oferty, a o przekazanie prostych danych, informacji lub surowych zestawień.
- CSV - prostota dla tych, co lubią mieć kontrolę
Format stworzony z myślą o tabelkach, liczbach i zestawieniach.
Nie wygląda dobrze, nie udaje, że wygląda dobrze, ale robi jedno: pozwala łatwo przetwarzać dane.
Idealny, jeśli chcesz udostępnić użytkownikom cenniki, listy, dane statystyczne, raporty albo dać im możliwość zaimportowania czegoś do Excela.
W dodatku jest lekki, otwiera się wszędzie i można go czytać nawet w notatniku.
Nie wygra konkursu piękności, ale za to działa zawsze i nie marudzi. - TXT - brutalny minimalizm który się przydaje
TXT to taki plik, który nie ma złudzeń na temat swojej roli w życiu.
Zero formatowania, zero kolorów, zero ambicji - tylko treść.
Sprawdza się wtedy, gdy chcesz udostępnić instrukcje, listę zmian (changelog), klucz licencyjny albo proste dane techniczne, które mają być czytelne i łatwe do skopiowania.
Nie wygląda, nie błyszczy, ale jak trzeba - dowiezie. - Format graficzny - JPG, PNG i spółka
Czasem najprostsze rozwiązanie jest najlepsze.
Jeśli chcesz pokazać plan pokoju, mapkę dojazdu, wykres, czy układ stolików w restauracji - obraz zrobi to szybciej niż jakikolwiek dokument.
JPG i PNG to duet nie do zdarcia: pierwszy lekki i wystarczająco dobry, drugi bezstratny i idealny tam, gdzie liczy się jakość.
Trzeba tylko znać umiar - obrazki są świetne do wizualizacji, ale nie do przekazywania treści.
Menu czy cennik w formie zdjęcia to już nie praktyka, tylko przestępstwo przeciw UX (konieczność powiększania przewijania po ekranie - jak w średniowieczu).
Każdy z tych formatów ma swoje miejsce w szeregu.
Nie zastąpią PDF-a, ale w konkretnych sytuacjach potrafią być bardziej praktyczni, lżejsi i po prostu rozsądni.
To właśnie różnica między przesyłaniem wszystkiego w Wordzie a dopasowaniem formatu do celu - czyli między „bo tak zawsze robiłem” a „bo to ma sens”.
Masz na stronie cenniki, oferty, menu w formacie DOCX albo w postaci zdjęć z telefonu?
Zróbmy z tym porządek. Pomagam firmom uporządkować treści tak, żeby były czytelne, dostępne i działały na sprzedaż – a nie przeciwko niej.
projektowanie stron internetowych
CEO
O autorze.
Od lat związany z szeroko rozumianą informatyką. Pierwszą stronę stworzyłem w liceum, za co otrzymałem wyróżnienie.
Ciągle uczę się, aby dorównać tempu rozwoju nowoczesnych technologii łącząc je z wiedzą o psychologii aby zwiększać skuteczność stron i aplikacji internetowych.
