9 funkcji stron internetowych, które oszczędzają czas w średnich i dużych firmach

Jeśli myślisz, że wiesz już wszystko o stronach internetowych, to pokażę Ci funkcje, o których może słyszałeś i takie, o których dowiesz się dopiero teraz. Przez to jak ciągle technologia idzie do przodu, można zgłupieć, ale czasami są to funkcje, które potrafią zaoszczędzić sporo czasu i niepotrzebnej pracy ekipie w firmie. Co daje znaczne oszczędności długoterminowo. Oto 9 przykładów funkcji z ich zaletami, zastosowaniem oraz na co zwracać uwagę przy wdrożeniach. 

Chatboty - całodobowe wsparcie klienta.

Pewnie spotkałeś się z sytuacją, w której podczas rozmowy z konsultantem chciałeś sobie strzelić w głowę? Zdajesz sobie sprawę, że nie tylko jest nierozgarnięty, to jeszcze nie jest to człowiek? Chatboty zyskują znacznie na popularności. 

Jak z każdą technologią wdrożone i użyte tak po prostu mogą spowodować więcej szkody niż pożytku. Ja sam przeszedłem niesamowite irytacje, gdzie w kółko przerabiałem jeden temat, błagając, aby połączył mnie z kimś, kto ma biologiczny materiał w sobie. 

Dobrze przygotowany proces wsparcia da jednak rezultat, w którym oszczędziliśmy czas naszych pracowników i klienta. Da to wymierne korzyści nie tylko wizerunkowe, ale także finansowe, bo w końcu czas to pieniądz. 

W wieku AI, gdzie wyczekujemy Skynetu, pomiędzy tym wydarzeniem chatboty stają się coraz bardziej użyteczne, głównie dzięki dużej ilości danych. Te dane powodują, że wydają się one inteligentne i są elementarną składową ich skuteczności. Jeśli firma nie posiada takiej ilości danych, aby skutecznie wytrenować chatbota polegającego na algorytmach AI, to warto przyjrzeć się rozwiązaniom hybrydowym.

Zalety:

• rozwiazanie prostych do średnio złożonych problemów bez ingrencji załogi ludzkiej
• Duża oszczędność czasu przy dobrym wdrożeniu

Uwagi

• Nie okłamuj tylko daj od razu znać, że osoba ma do czynienia z botem, wizerunkowo nie opłaca się zatajać tej informacji
• Frustracja spowodowana źle skonfigurowanym agentem (chatem) może przeważać nad jego korzyścią
• Przy rozwiązaniach hybrydowych oraz AI możliwe będzie zapotrzebowanie na dużą ilość danych z firmy, które nie zawsze są dostępne oraz umiejętne dogranie parametrów modelu, aby nie był zbyt kosztowny.

Automatycznie przepływy danych do CRM i procesy firmowe.

Zintegrowanie formularzy lub ww chatbotów (tak też się da) z systemami CRM bądź wdrożenie ich w procesy w firmie pozwoli nie tylko zaoszczędzić czas, ale także zminimalizować ryzyko błędów, jakie pojawiają się przy ręcznym wykonaniu lub kiedy te narzędzia nie są dostępne. 

Wyobraź sobie np. sytuację, w której:

1. Klient wypełnia prosty kilku-elementowy formularz na stronie.
2. Następnie dane te trafiają do CRM, gdzie klient jest profilowany na podstawie np. Nip firmy.
3. Po profilowaniu jest przypisany do odpowiedniego działu handlowego na podstawie danych firmy oraz zainteresowań, które było ukrytym polem w formularzu.
4. Tworzona jest oferta wstępna bądź dodatkowy kwestionariusz, wysyłany do handlowca do zatwierdzenia.
5. Całość wniosku od jego wysłania do przeprocesowania wzbogacić o kolejne elementy, aby zminimalizować ryzyko utraty leada.

Zalety:

• Oszczędność czasu przez informatyzację procesów,
• zwiększenie bezbłędności np. przez likwidację wiadomości e-mail, które przepadły przez np. błąd serwera.

Uwagi

• Aby te rozwiązania miały sens, firma powinna mieć dobrze przygotowane procesy wewnętrzne.
• Rozwiązania te mogą wymagać dużego nakładu pracy na początku oraz monitoringu.
• Warto tutaj wdrażać systemy obserwujące czy proces jest wykonywany poprawnie np. w przypadku awarii.

Rezerwacje i systemy umawiania wizy online. 

Kiedykolwiek rezerwowałeś apartamenty czy hotel? Albo jechałeś na wczasy, aby popracować tam zamiast w biurze? Poganiany przez powiadomienia, które mówią abyś się pośpieszył, bo to ostatni pokój tego typu i ogląda go już milion osób. 

To właśnie z tych systemów korzystasz, aby wygodnie (oby) zarezerwować pobyt, czy obligatoryjną wizytę u fizjoterapeuty, żeby naprawić coraz bardziej bolące plecy, spowodowane przeglądaniem mediów społecznościowych. 

Systemy te w odpowiedni sposób wdrożone potrafią wyskalować firmę do ogromnych rozmiarów. W dodatku gdy posiadają bądź korzystają z API innych firm, mogą stać się skutecznym narzędziem dla pracowników oraz użytkowników. Łącząc wygodę użytkowania z funkcjonalnością jaką, daje Internet. 

Zalety:

• Użyteczność i wygoda dla użytkowników np. przez integrację płatności online, automatycznych potwierdzeń oraz możliwości szybkiej i precyzyjnej (łączącej różne kanały) komunikacji w przypadku zmian. 
• Możliwość kontroli zamówień i ich korekty online.
• W przypadku anulowania, automatyczne przywrócenie produktu do puli (oraz np. informowanie chętnych przez e-mail o ponownej dostępności). 
• Automatyzacja innych procesów np. przyznawania zniżek.

Uwagi:

• Systemy te potrafią być bardzo złożone oraz kosztowne.
• Ich czas wdrożenia oraz testowanie wymaga czasu.
• Im bardziej złożone procesy w firmie, tym większy poziom skomplikowania systemu.

Portale wiedzy i samoobsługi.

Jeśli jesteś programistą i kontakt drugim człowiekiem powoduje ból egzystencjalny, rozmowa jest dla ciebie równoznaczna z wieszaniem siebie na krzyżu lub wdrażasz nowe rozwiązania, a czas spędzony na telefonie nie różni się niczym, a konsultant AI jest zbyt głupi, to portale wiedzy są dla Ciebie. 

Można je porównać do instrukcji online, gdzie rozpisane są procesy np. instalacji, konfiguracji albo bardziej złożone problemy dla fachowców szukających konkretnych rozwiązań. Są one często obecne u firm informatycznych, gdzie odnalezienie rozwiązania problemu często jest dużo szybsze niż rozmowa z konsultantem lub pisanie na forum. 

Zalety:

• Bezobsługowość.
• Niski nakład zużycia danych (mniejsza moc obliczeniowa niż AI).
• Łatwość użycia (obsługa stron).

FAQ

Bardziej ogólna wersja baz wiedzy zawiera zazwyczaj szersze grupy ludzi, do których jest kierowana. Pytania i odpowiedzi są mniej rozbudowane niż w szczegółowej bazie wiedzy, często napisane łatwiejszym językiem. Mogą one też zawierać szerszy zakres tematów. 

Uwaga:

Dobrze jest ułożyć WooComerce tak, aby wiedzieć kiedy mamy do czynienia z użytkownikiem zaawansowanym. 

Automatyczne procesowanie zamówień e-commerce 

W kraju, gdzie jutro to za długo, w sklepach internetowych warto zastanowić się nad takim rozwiązaniem. Takie, które skróci czas oraz zwiększy niezawodność poprzez odciążenie od manualnego bądź częściowo automatycznego, ale prehistorycznego działania. 

Ponieważ większość platform e-commerce jest chociażby WooComerce, zawiera integrację lub możliwość ich wprowadzenia przez API. Kwestią do rozstrzygnięcia są zazwyczaj odpowiedni dostawcy oraz technologie pomiędzy platformami. 

Zalety:

• skalowalność,
• szybkość realizacji,
• bezobsługowość.

Uwaga:

Kluczowe jest połączenie z rzetelnymi partnerami np. tak zwanym fulfillment jeśli chcemy, aby to nie było bólem czterech liter, a realną pomocą. 

Zintegrowane zarządzanie magazynem i łańcuchem dostaw.

Podłączenie strony do magazynu i systemu ERP odciąża od ręcznego i czasochłonnego prowadzenia tej części firmy. Kluczowe jest dobre wdrożenie, które weźmie pod uwagę w jaki sposób weryfikowane są przyjęcia jak i wysyłka towarów. 

Zaletami tego rozwiązania w przypadku dobrego wdrożenia jest prawie całkowitą bezobsługowość w której tak na prawdę martwimy się o dostarczenie dostawcy do magazynu.

Czas początkowy może być długi, zależnie od skali (ilość magazynów) może być drogie i złożone. 

Automatyzacja marketingu.

Strony zintegrowane z systemem np. do newsletterów, potrafią dzięki takim połączeniom wykonywać sekwencję działań, co pozwoli zwiększyć lojalność i zaangażowanie oraz usprawni np. proces onboardingu do obsługi programu. 

Dobrym przykładem są tutaj sekwencje newsletterów, które po zapisaniu się przez klientów nie tylko są wysyłane automatycznie, ale mogą reagować na to, co dzieje się pomiędzy sekwencjami. Np. sekwencja zostanie zmieniona na inną, w zależności od tego, który link użytkownik kliknie w otrzymanej wiadomości. 

Zalety:

budowanie lojalności klientów jest prostsze dzięki automatyzacji, mniejsza ilość błędów jakie może spowodować czynnik ludzki. 

Wewnętrzne portale wiedzy.

Nie wszystkie funkcje stron muszą być dostępne dla wszystkich jak leci. Masz za zadanie wprowadzić nowego pracownika na pokład firmy, a poświęcony na to czas byłby lepiej spędzony patrząc jak schnie farba. 

Na pomoc przychodzą portale wiedzy oraz onboardingu nowych pracowników, dzięki którym tłumaczenie powtarzalnych rzeczy nie jest już utrapieniem. 

Wykonuje je za ciebie portal, który może dodatkowo mieć wbudowany samouczek. Ułatwi on też komunikację wewnątrz firmy oraz przyspieszy procesy, które są przeznaczone dla pracowników lub osób upoważnianych (kontrahentów). 

Zalety

• ograniczenie zasobów przy wdrażaniu nowych pracowników, poprawa komunikacji wewnętrznej. 

Podsumowanie 

Jak widzisz strona internetowa poza typowymi rozwiązaniami to możliwości, które pozwolą na poprawę funkcjonowania niejednego przedsiębiorstwa. Niektóre z tych rozwiązań, przy odpowiednim przygotowaniu, posłużą też dla małych firm, a dzięki ciągłemu rozwojowi ich wdrożenie będzie coraz tańsze.

O autorze.

Od lat związany z szeroko rozumianą informatyką. Pierwszą stronę stworzyłem w liceum, za co otrzymałem wyróżnienie. Ciągle uczę się, aby dorównać tempu rozwoju nowoczesnych technologii.